Was übernimmt Benno?
Benno erstellt Ausgangsrechnungen aus Sprach- oder Textnachrichten. Der Betrieb prüft und bestätigt den Entwurf. Die fertige PDF enthält strukturierte ZUGFeRD-Daten. Für die Übergabe stehen Rechnungsdateien und ein DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format zur Verfügung.
Für welche Mandanten lohnt sich ein Blick?
Für kleine Handwerksbetriebe, die WhatsApp nutzen und eine einfache Möglichkeit zum Schreiben ihrer Rechnungen suchen. Der Betrieb braucht keine zusätzliche App für die Rechnungserstellung. Vor echten Rechnungen hinterlegt er seine Betriebsdaten.
Wenn Sie vor allem den Schuhkarton mit den Zetteln digitalisieren möchten: Benno erfasst keine eingehenden Belege. Lieferantenrechnungen, Kassenführung und die laufende Finanzbuchhaltung brauchen weiterhin einen eigenen Ablauf.
So stimmen Sie die Übergabe ab
- Eine Rechnung gemeinsam prüfen. Stimmen Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, steuerliche Behandlung und die Trennung von Arbeit und Material für den Betrieb?
- DATEV-Angaben festlegen. Berater- und Mandantennummer müssen in den Betriebseinstellungen hinterlegt sein. Benno erzeugt einen EXTF-Buchungsstapel auf Basis von SKR03. Kontierung und Debitorenzuordnung sollten Sie vor dem ersten Import abstimmen.
- Dateien aus dem Konto herunterladen. Der Inhaber kann ein ZIP-Paket mit den gespeicherten Rechnungs-PDFs und DATEV-Dateien herunterladen. Die Buchungsstapel sind nach Kalenderjahren aufgeteilt. Es handelt sich um einen Gesamtexport, nicht um einen automatisch versandten Monatsabschluss.
- Importweg und Zeitraum vereinbaren. Legen Sie fest, wie die Dateien Ihre Kanzlei erreichen und welche Zeiträume bereits übernommen wurden. Prüfen Sie den Import zunächst an einem abgestimmten Beispiel, um doppelte Buchungen zu vermeiden.
Ohne Berater- und Mandantennummer ist die DATEV-Datei aus dem Gesamtexport nicht unmittelbar importierbar. Benno liefert einen Dateiexport; eine automatische Synchronisation mit DATEV Unternehmen online ist nicht enthalten.
Ein Beispiel für die Beträge
Maler Schmidt
| Leistung / Material | Netto |
|---|---|
| Malerarbeiten Wohnzimmer 6 Std. × 80,00 € | 480,00 € |
| Wandfarbe weiß, 10 Liter 1 × 64,90 € | 64,90 € |
| Abdeckfolie + Klebeband 1 Satz × 31,20 € | 31,20 € |
| Summe netto | 576,10 € |
| 19 % Umsatzsteuer | 109,46 € |
| Gesamtbetrag | 685,56 € |
Die Vorschau ist eine verkürzte Erläuterung. Für eine fachliche Prüfung verwenden Sie eine tatsächlich erzeugte Datei und stimmen den konkreten Rechnungsfall mit Ihrem Mandanten ab.
Was sollten Sie vor einer Empfehlung klären?
- Auftraggeber und Rechnungsformat: Benno liefert ZUGFeRD-PDFs und für öffentliche Auftraggeber zusätzlich XRechnung-XML. Benötigte Leitweg-ID, Kontaktdaten und der Übertragungsweg müssen vorab geklärt sein.
- Verantwortung: Der Betrieb prüft Angaben und gibt Rechnungen frei. Die Anwendung ersetzt keine steuerliche Beurteilung oder Verfahrensdokumentation.
- Datenschutz: Rechnungen und Kundendaten werden in Deutschland gespeichert. Welche Dienste an der Verarbeitung beteiligt sind, erläutern Datenschutzerklärung und AVV.
- Umfang und Kosten: 3 Rechnungen pro Monat sind kostenlos. Aktuelle Tarife und Leistungsumfang finden Sie auf der Preisseite.
Material für das Mandantengespräch
Sie können den Rechnungsaufbau mit Checkliste und die Einordnung der E-Rechnungspflicht direkt weitergeben. Beide Seiten sind ohne Anmeldung zugänglich.
Für konkrete Mandantenfälle gibt es außerdem ein Beispiel ohne Umsatzsteuerausweis und die Checkliste für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Sie möchten einen konkreten Übergabeweg mit uns klären? Schreiben Sie an kontakt@heybenno.de.