So ist eine Handwerkerrechnung aufgebaut.

Muster: Arbeitszeit und Material abrechnen

Ein fiktiver Malerbetrieb berechnet sechs Stunden Arbeit sowie Farbe und Abdeckmaterial. Die Einzelpreise sind netto. Für dieses Beispiel gilt auf alle Positionen 19 % Umsatzsteuer.

So entsteht die Summe: 480,00 € Arbeit + 64,90 € Farbe + 31,20 € Abdeckmaterial = 576,10 € netto. Dazu kommen 109,46 € Umsatzsteuer. Der Kunde zahlt 685,56 €.

Checkliste für eine normale Inlandsrechnung

Für eine Rechnung nach § 14 Absatz 4 UStG prüfst du insbesondere:

• Vollständiger Name und Anschrift deines Betriebs und des Rechnungsempfängers.
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Ausstellungsdatum und eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer.
• Art und Umfang der Arbeit beziehungsweise Menge und Art des Materials.
• Zeitpunkt der Leistung, auch wenn du die Rechnung später schreibst.
• Entgelt, aufgeteilt nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen, und vorab vereinbarte Preisnachlässe, sofern noch nicht eingerechnet.
• Steuersatz und Steuerbetrag oder der passende Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
• Zusätzliche Hinweise, wenn dein Fall sie verlangt. Bei bestimmten Arbeiten an Grundstücken für Privatkunden gehört dazu die Aufbewahrungspflicht des Empfängers.

Zahlungsziel und Bankverbindung helfen deinem Kunden beim Bezahlen. Für Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer, Abschläge oder Fälle mit Steuerschuld des Leistungsempfängers gelten besondere Regeln. Die Liste ist deshalb kein universelles Formular für jeden Auftrag.

Eine gute Leistungsbeschreibung ist konkret

„Arbeiten laut Absprache“ erklärt wenig. „Wohnzimmer: Wände vorbereitet und zweimal weiß gestrichen, 6 Arbeitsstunden“ macht den Auftrag nachvollziehbar. Ergänze den Leistungsort, wenn er zum Zuordnen gebraucht wird.

Wie weise ich Arbeitskosten getrennt aus?

Im Beispiel entfallen 480,00 € netto auf die Arbeit. Mit 91,20 € Umsatzsteuer ergibt das 571,20 € Arbeitskosten einschließlich Umsatzsteuer. Die Materialkosten ergeben 114,36 € einschließlich Umsatzsteuer. Zusammen bleiben es 685,56 €; die Aufteilung erhöht den Rechnungsbetrag nicht.

Eine passende Ergänzung unter der Summe lautet: „Im Gesamtbetrag enthaltene Arbeitskosten einschließlich Umsatzsteuer: 571,20 €.“ Voraussetzung ist, dass dieser Betrag zu den tatsächlichen Rechnungspositionen passt.

Für eine mögliche Steuerermäßigung nach § 35a EStG muss der Arbeitsanteil aus der Rechnung ermittelbar sein. Der Kunde darf ihn nicht einfach selbst schätzen. Rechnung und Zahlung auf das Konto des Betriebs sind Voraussetzungen; weitere Bedingungen betreffen den konkreten Kundenfall. Die Aufteilung allein garantiert keine Steuerersparnis.

Was ändert sich als Kleinunternehmer?

Wenn dein Umsatz unter die Kleinunternehmerbefreiung nach § 19 UStG fällt, weist du keine Umsatzsteuer gesondert aus. Du ergänzt den Hinweis auf diese Steuerbefreiung. Übernimm also nicht einfach die Steuerzeile aus dem Beispiel. Die besonderen Rechnungsangaben stehen in § 34a UStDV.

Ein eigenes Kleinunternehmer-Beispiel ohne Umsatzsteuer zeigt dir die Beträge und den passenden Hinweis.

Ist dieses Muster eine E-Rechnung?

Nein. Diese Webseite zeigt einen Rechnungsausschnitt. Auch eine selbst gespeicherte PDF daraus enthält keine strukturierten Rechnungsdaten. Eine E-Rechnung braucht ein geeignetes Datenformat. Benno erstellt dafür nach deiner Freigabe eine ZUGFeRD-PDF.

Im Ratgeber zur E-Rechnung findest du Formate, Fristen und Ausnahmen. Wie du die Angaben am Handy erfasst, zeigt der WhatsApp-Beispielablauf.