Rechnungswissen fürs Handwerk

XRechnung an Behörden. Von den Angaben zur Übergabe.

Du hast für eine öffentliche Einrichtung gearbeitet und sollst eine XRechnung einreichen. Kläre vor dem Schreiben die Empfängerdaten und den Übertragungsweg. Danach kannst du die passende Datei erstellen und übergeben.

Von Benno · Geprüft am

Was brauche ich für eine XRechnung an eine Behörde?

Du brauchst die Rechnungsangaben, die vom Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID und die erforderlichen Kontaktdaten deines Betriebs. Zusätzlich klärst du, über welchen Kanal die Rechnung eingehen soll. Benno kann für öffentliche Auftraggeber neben der ZUGFeRD-PDF eine XRechnung als XML-Datei erstellen. Die Übermittlung übernimmst du selbst.

XRechnung ist eine strukturierte Datei

Eine XRechnung überträgt Rechnungsdaten als XML nach einem festgelegten Standard. Du musst sie nicht selbst programmieren. Eine geeignete Rechnungssoftware erzeugt die Datei; der Empfänger verarbeitet die enthaltenen Daten.

Eine gewöhnliche PDF wird durch Umbenennen in „.xml“ nicht zur XRechnung. ZUGFeRD verbindet dagegen eine lesbare PDF mit eingebetteten Daten. Welches Format dein Auftraggeber akzeptiert, klärst du vorab. Der Formatvergleich zeigt den Unterschied.

Woher bekomme ich die Leitweg-ID?

Vom öffentlichen Auftraggeber. Sie ordnet die Rechnung dem richtigen Empfänger zu. Übernimm die mitgeteilte ID genau; eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID ersetzt sie nicht. Für die Rechnungsstellung brauchst du grundsätzlich keine eigene Leitweg-ID.

Fehlt die Angabe, kannst du so nachfragen:

„Welche Leitweg-ID soll ich für die Rechnung verwenden? Über welchen Kanal soll ich die XRechnung einreichen, und welche Bestell- oder Lieferantennummer muss enthalten sein?“

Für den Bund erläutert die offizielle Information für Rechnungssteller die Zuordnung über die Leitweg-ID. Für Länder und Kommunen prüfst du die jeweiligen Vorgaben.

Diese Angaben bereitest du vor

  • Rechnungsempfänger: vollständiger Name, Anschrift und Leitweg-ID aus dem Auftrag.
  • Leistung: Beschreibung, Leistungsdatum, Mengen, Preise und passende steuerliche Behandlung.
  • Dein Betrieb: Rechnungsangaben, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen sowie Firmen-E-Mail und Kontakt-Telefonnummer für die Erstellung mit Benno.
  • Weitere Vorgaben: zum Beispiel eine mitgeteilte Bestellnummer, Lieferantennummer oder verlangte Anlage.
  • Übertragungsweg: Portal und Zugang oder die andere vom Auftraggeber vorgegebene Zustellung.

Die Anforderungen der Bundesverwaltung findest du auf der offiziellen Seite für Rechnungssteller und in § 5 ERechV. Eine Leitweg-ID allein reicht nicht als vollständige Rechnung.

Bei Bundesaufträgen müssen Bestell- und Lieferantennummern enthalten sein, wenn sie dir bereits bei Beauftragung mitgeteilt wurden. Eine zusätzliche ausdrückliche Anforderung ist dafür nicht nötig.

Vor der Erstellung mit Benno prüfen: Bestell- und Lieferantennummern werden derzeit nicht in eigenen XRechnungsfeldern ausgegeben. Für Aufträge mit diesen Pflichtangaben reicht Bennos derzeitiger Export deshalb nicht aus. Kläre auch, wie verlangte Anlagen einzureichen sind.

Von der WhatsApp-Nachricht zur XRechnung

  1. Öffentlichen Auftraggeber angeben. Erfasse den Empfänger und seine Leitweg-ID zusammen mit den Angaben zur Arbeit.
  2. Vorschau prüfen. Kontrolliere Empfänger, Leistung, Datum, Beträge und steuerliche Behandlung.
  3. Pflichtkontakte ergänzen. Fehlen Leitweg-ID, Firmen-E-Mail oder Kontakt-Telefonnummer, fragt Benno vor dem Fertigstellen nach. Betriebs-Kontaktdaten ergänzt der Inhaber.
  4. Rechnung freigeben. Für den öffentlichen Auftraggeber erstellt Benno zusätzlich zur PDF die XRechnung-XML.
  5. Datei einreichen. Lade die XML über den vorgesehenen Kanal hoch oder übermittle sie auf dem vereinbarten Weg. Benno meldet dich nicht an einem Rechnungsportal an.

Checkliste vor dem Einreichen

  • Stimmen Auftraggeber, Anschrift und Leitweg-ID mit dem Auftrag überein?
  • Sind vorgeschriebene Bestell- oder Lieferantennummern enthalten? Bei Bundesaufträgen gehören die bereits bei Beauftragung mitgeteilten Nummern dazu.
  • Übermittelst du die angeforderte XML-Datei und gegebenenfalls die verlangten Anlagen?
  • Verwendest du den richtigen Zugang beziehungsweise die richtige Zieladresse?
  • Hast du die Rückmeldung des Portals oder Empfängers geprüft und die Originaldatei aufbewahrt?

Eine technisch erzeugte Datei ist noch keine Bestätigung, dass der Empfänger sie angenommen hat. Bei einer Rückmeldung zur Leitweg-ID oder Auftragszuordnung hilft dir der Auftraggeber. Für die Übermittlung an die Bundesverwaltung beschreibt die offizielle Seite unter anderem den Upload; maßgeblich bleibt der Kanal deines Empfängers.

Gilt das auch für Kleinunternehmer?

Die Ausnahme für Kleinunternehmer von der allgemeinen B2B-Ausstellungspflicht beantwortet nicht automatisch die Anforderungen eines öffentlichen Auftrags. Prüfe dessen Vorgaben separat. Auf einer Rechnung für einen nach § 19 UStG steuerfreien Umsatz bleibt die Steuerbefreiung bestehen, auch wenn du eine strukturierte Datei verwendest. Mehr zum Rechnungsaufbau für Kleinunternehmer.

Stand und Quellen

Geprüft am 16.09.2026. Quellen: E-Rechnung in der Bundesverwaltung: Rechnungssteller und § 5 ERechV. Die Bundesregeln lassen sich nicht pauschal auf jeden Landes- oder Kommunalauftrag übertragen. Empfänger und Auftragsbedingungen bestimmen den konkreten Übergabeweg.